İhtiyaç değerlendirme
Eğitim programları, literatürde, sorunlu organizasyonların ilacı olarak gösterilirler. "Eğitim sorunumuz var…" ya da "işleri yapmaları gerektiği şekilde gerçekleştirmiyorlar…" sözlerini ne kadar sıklıkla duyuyorsunuz? Bu söylemler çoğunlukla sorunun belirtilerini teşkil eder. Sorunu tüm detayına kadar algılamadan bir çözüm önerisi sunmak ve aracılık etmek, maliyetli ve faydasız bir çabadır. Genellikle, performans gelişim sürecinde ilk basamak, eğitim ihtiyaç değerlendirme olarak görülür. İhtiyaç bir istek ya da arzu değildir. "Bu nedir" ile " ne olmalı" arasındaki eksikliktir. İhtiyaç belirleme, bu eksiklikleri ortaya çıkarmak için hizmet eder ve sorun, eğitimle giderilebilir mi, ortaya çıkarır. Değerlendirme, planlama sürecine odaklanmanın ve performans problemlerini çözmenin bir parçasıdır.
Neden, eğitim ihtiyaç değerlendirme?
• Hangi eğitimin, çalışanlarınızın işleriyle ilgili olduğuna karar vermek
• Hangi eğitimin performansı geliştireceğine karar vermek
• Eğitim, fark gerçekleştirecekse karar vermek
• Eğitim ihtiyaçlarını, örgütsel sorunlardan ayırmak
• İş performansı ile organizasyonun amaçları ve taban seviyesi arasında bağlantı kurmak
Eğitim ihtiyaç değerlendirmenin faydaları
Farklı makaleleri ve kitapları okuduğunuzda, "ihtiyaç değerlendirme" ve "ihtiyaç analizi" terimlerinin karmaşasına düşebilirsiniz. Bu terimler birbirlerinin yerine kullanılabilirler fakat değerlendirme ve analiz sözcüklerinin anlamları ve amaçları aynıdır. Eğitim ihtiyaç belirlemenin-analiz sürecinin birincil amacı, eğitime ihtiyaç olduğunun farkedilmesini sağlamak ve eğitim programının içeriğini tanımlamaktır. Değerlendirmeyi yönetmek, hangi tip gelişimin yararlı olabileceğine karar verirken kullanılacak bilginin toplanmasının bir yoludur. Değerlendirme, daha etkili olmak için hangi yetenek ve bilginin gerekli olduğunun sorgulanmasına imkan tanır. Örgütsel sistemin bir parçasını geliştirecek olan çabalarımız, iş ortamında diğer işleri de etkileyecektir. İhtiyaç değerlendirme süreci, bir eğitim programının ve performans gelişim inisiyatifinin önemli ilk basamağıdır.
İhtiyaç değerlendirme, organizasyon bünyesinde yer alan farklı kişilere danışma fırsatı sağlar. Bu sayede bilgi toplanır, fikirler üretilir. İster görüşmeler, ister gözlemler, odak grupları, performans verileri, anketler ve testler yoluyla olsun toplanan veriler, problem yaratan konuları açığa kavuşturabilir ve performans üzerine odaklanılmasını sağlar.
Eğitim ihtiyaç değerlendirme metotları
Değerlendirmeler ,genellikle araştırmalar gibi idare edilir. Fakat sorular geliştirmek, bireysel görüşme ve odak grupları yönetmek ya da, ortak ihtiyaçlara karar verebilmek için performans verisi toplayıp analiz etmek işletmelere kalmıştır. Bu veriler kişisel gözlemlerin kullanılması ile tespit edilebilir. Ek değerlendirmeler yerinde gözlemleri, testleri ve değerlendirme merkezlerini kapsayabilir. Yerinde gözlemler, iş süreçlerinin, prosedürlerinin, metotlarının ve gözlemlenen uygulamalarının, görev analizlerinin gerçekleştirilmesiyle deneyim ve bilgi sahibi olan bireyler tarafından yönetilirler. Bu bireyler, konunun uzmanları olarak nitelendirilip ve organizasyonun içinden veya dışından olabilirler. Konunun uzmanları daha önce bu pozisyonlarda çalışmış, kavramlar ve süreçler hakkında derin bilgiye sahip kişilerdir. Bu kişiler, ek bir eğitimin gerekli olup olmadığına karar verirken ihtiyacınız olan gerekli bilgiyi sunarlar.
a. İhtiyaç araştırması: Orta ölçekli bir firmada çalıştığınızı varsayalım. Başkan sizi ofisine çağırıyor ve diyor ki; "Organizasyon, işle ilgili projelendirilmiş amaçlar belirledi. Bizim, yönetim takımının, uygulama seviyesinde bu uygulamaları anladığını bilmemiz gerekiyor. Çalışanların ihtiyaçlarına destek verirken yöneticilerimize ne çeşit bir yardımda bulunacağımızı belirlemek için geribildirim almak istiyoruz."
Bu türdeki bir operasyonel etkinlik araştırmasının anketinde şu şekildeki sorulara yer verilebilir
1. Gelecekte, şirketin bulunduğu konumun ne olacağı görüşünün yönetim takımına iletildiğini
düşünüyor musunuz?
2. a. Eğer cevabınız evetse, bu görüşten ne anladığınızı kısaca anlatın.
b. Mesajın iletilmesiyle anlatılmak istenilen nedir?
3. Şirketin, müşterilerine götürdüğü en önemli üç hizmeti açıklayın.
4. Piyasa ortamındaki rekabette şirketin lider olabilmesi için yapılması gereken üç şey nedir?
5. Müşterilerimize en iyi hizmet sağlayabilmemiz için ne yapmalıyız?
6. Size göre, şirketin en temel üç rakibi kimlerdir?
7. Müşteri perspektifinden baktığınızda, şirketin başarısında en önemli ölçülerin ne olduğunu düşünüyorsunuz?
8. Şirket içi perspektiften baktığınızda, şirketin başarısındaki en önemli ölçülerin ne olduğunu düşünüyorsunuz?
9. Eğer piyasaya bir rakip olarak girseydiniz, farklı olarak yapacağınız üç şey ne olurdu?
10. Aşağıda yer alan stratejik konuları 1'den (en önemli olan) 7'ye (en az önemli olan) kadar sıralayın.
Gelişmiş bilgi sistemleri
Gelişmiş ürün/hizmet fiyatlandırma
Müşteri hizmet etkinliği
Açık kurum vizyonu
Tanımlanmış amaçlar ve hedefler
Gelişmiş süreç performans ölçümü
Toplam kalite yönetimi
11. En son kişisel performans değerlendirmeniz ne zamandı?
12. Eğer bir performans eleştiriniz olsaydı, bu eleştiride hareketle ihtiyaç ve konuları tartışabilmeyi hatırlar mıydınız?
13. Yeni yöneticileri de içine alan bir oryantasyon programı nasıl olmalı?
14. Gelecek 2-3 yıl içerisinde geliştirmek için çalışmamız gereken anahtar aktiviteler ne olmalı?
15. Biriminizin operasyonel amaçlarını karşılamak için size yardımcı olacak eğitim ihtiyaçlarını tanımlayabilir misiniz?
Bu şekildeki bir araştırma, planlama amaçları için nitel ve nicel verilerin her ikisini de sağlar. (Ayrıca, yönetim takımının üyelerine organizasyonun onları daha başarılı istediklerini anlatır.) Eğer araştırma sonuçları ve sonraki geribildirim, eğitim içeriğine veya operasyonel seviye değişikliklerine karar vermek için kullanılırsa, yöneticiler, onların katkılarının insan kaynaklarına değişim gayretlerini kolaylaştırmada yardımcı olacağını hissedeceklerdir.
b.Görüşme metodu: Bölüm yöneticisi, problem olarak düşündükleri birşeyi çözmek için bir eğitim programı isterse ne yaparsınız? Eğer, cevap eğitimse hangi içeriği kapsamalı? Problem, bireysel performans seviyesi ya da müşterek işyeri süreç seviyesi üzerine mi odaklanıyor? Bu durumun üstesinden en iyi şekilde, problem analizi görüşmesi kullanılarak gelinebilir. İlk olarak, bölüm yöneticisi ile görüşülecek bir zaman belirleyin. Yöneticinin ne olması istediğine karar verebilmek ayrıca var olan durumu anlamak için bu görüşmeye sonu açık sorular hazırlayın. Burada soruların örneklerinden bazıları şu şekilde:
1. Zorlukla karşı karşıya kaldığınız bir durumu tarif edin.
2. Bir problem olduğunu belirten gözlemleriniz nelerdir?
3. Oyuncunun doğru ve yanlış yaptığı şeyler nelerdir?
4. Sıklığını belirleyin: ne sıklıkla gerçekleşiyor?
5. Yeri belirleyin: nerede gerçekleşiyor?
6. Zamanlamayı belirleyin: ne zaman problem var?
7. Uzunluğunu belirleyin: ne kadar süredir problem var?
8. Kimliği belirleyin: sorunu gerçekleştiren kimdir?
9. Beklenilen performansı belirleyin: beklenilen performans nedir?
10. Başka kimin etkilendiğini belirleyin: gerçekleştiren tarafından başka kim ve ne etkileniyor?
11. Uyuşmazlığın maliyetini belirleyin: sorun, organizasyona ne kadara mal oluyor?
12. Eğitime ihtiyaç olduğunu düşündüren nedenlerden bazıları nelerdir?
13. Eğitime katılımın sonunda elde edeceğiniz sonucun ne olmasını bekliyorsunuz?
14. Aralarında çalışanların da bulunduğu kişilerle dışarı çıksam ve konuşsam, ne söylerlerdi?
Başarı ve neyin işe yarayacağı üzerine birşeyler keşfetmeye çalışın. Ayrıca, yerinde gözlemleri ikincil bir veri toplama metodu olarak düşünün. Hatırlayın ki, konunun uzmanları, süreçlere, metotlara ve uygulamaların gözlemlenmesine yardımcı olabilirler.
c.Veri toplama: Yetenek gelişimi konusu üzerine olan artan ilgi sayesinde şirketler, performans gerekleri ve örgütsel amaçlarıyla aynı seviyede olan ya da onları geçen bireyler arıyorlar. Daha fazla şirket 360 derece geribildirime, bununla ilgili olarak çoklu değerlendirmelere ve test etme ya da değerlendirme merkezlerine döndüler. Bu araçlar, sürekli gelişim süreci açısından eğitim ihtiyaç belirlemede anahtar rol oynadılar.
Eğitim programı uygulamayı düşünüyorsanız, eğitim ihtiyaç değerlendirme zorunludur.
Değerlendirme bilgisi toplamanın birinci kaynağı, yöneticilerin istedikleri becerileri tanımlamaktır. Bu tanımlamalar değerlendirme bilgisinin kaynaklarından biridir.
Bilgi değerlendirmenin ikinci kaynağı, performans değerlendirme verisidir. Değerlendirmenin amacı, gelişimin gerekli olduğu alanları değerlemede bireylere yardımcı olmaktır. Önceleri, kişilerin işlerini nasıl yaptıklarını değerlendirmek, çalışan performansını gözlemleyecek en iyi pozisyonda olmasalar bile geleneksel olarak şeflere ve yöneticilere düşerdi. Şimdi şirketlerin çoğunluğu, çoklu değerlendirmelere ve 360 derece geri bildirimlere dönüyorlar. Çoklu değerlendirme, her çalışanı performans arttırma planına dahil eden bir değerlendirme aracıdır. Bu bilgiden yola çıkarak, şirketler mevcut eğitim programlarını açığa çıkarabilir ve süreci hazırlayıp, değerlendirebilir.
Şirket için üçüncü bir bilgi kaynağı, kariyer yolunda veya başarı planlama süreci geliştirirken yönetimsel değerlendirmedir ya da değerlendirme merkezlerini kullanmaktır. Belirli işler için yetenek, beceri ve davranışları değerlendiren testler ve değerlendirme merkezi süreçleri bulunmaktadır.
Bilginin dördüncü kaynağı ise performans kriterlerini karşılayan ya da aşan örnek niteliğinde olan kişilerin tespit edilmesidir.
Neden, eğitim ihtiyaç değerlendirme?
• Hangi eğitimin, çalışanlarınızın işleriyle ilgili olduğuna karar vermek
• Hangi eğitimin performansı geliştireceğine karar vermek
• Eğitim, fark gerçekleştirecekse karar vermek
• Eğitim ihtiyaçlarını, örgütsel sorunlardan ayırmak
• İş performansı ile organizasyonun amaçları ve taban seviyesi arasında bağlantı kurmak
Eğitim ihtiyaç değerlendirmenin faydaları
Farklı makaleleri ve kitapları okuduğunuzda, "ihtiyaç değerlendirme" ve "ihtiyaç analizi" terimlerinin karmaşasına düşebilirsiniz. Bu terimler birbirlerinin yerine kullanılabilirler fakat değerlendirme ve analiz sözcüklerinin anlamları ve amaçları aynıdır. Eğitim ihtiyaç belirlemenin-analiz sürecinin birincil amacı, eğitime ihtiyaç olduğunun farkedilmesini sağlamak ve eğitim programının içeriğini tanımlamaktır. Değerlendirmeyi yönetmek, hangi tip gelişimin yararlı olabileceğine karar verirken kullanılacak bilginin toplanmasının bir yoludur. Değerlendirme, daha etkili olmak için hangi yetenek ve bilginin gerekli olduğunun sorgulanmasına imkan tanır. Örgütsel sistemin bir parçasını geliştirecek olan çabalarımız, iş ortamında diğer işleri de etkileyecektir. İhtiyaç değerlendirme süreci, bir eğitim programının ve performans gelişim inisiyatifinin önemli ilk basamağıdır.
İhtiyaç değerlendirme, organizasyon bünyesinde yer alan farklı kişilere danışma fırsatı sağlar. Bu sayede bilgi toplanır, fikirler üretilir. İster görüşmeler, ister gözlemler, odak grupları, performans verileri, anketler ve testler yoluyla olsun toplanan veriler, problem yaratan konuları açığa kavuşturabilir ve performans üzerine odaklanılmasını sağlar.
Eğitim ihtiyaç değerlendirme metotları
Değerlendirmeler ,genellikle araştırmalar gibi idare edilir. Fakat sorular geliştirmek, bireysel görüşme ve odak grupları yönetmek ya da, ortak ihtiyaçlara karar verebilmek için performans verisi toplayıp analiz etmek işletmelere kalmıştır. Bu veriler kişisel gözlemlerin kullanılması ile tespit edilebilir. Ek değerlendirmeler yerinde gözlemleri, testleri ve değerlendirme merkezlerini kapsayabilir. Yerinde gözlemler, iş süreçlerinin, prosedürlerinin, metotlarının ve gözlemlenen uygulamalarının, görev analizlerinin gerçekleştirilmesiyle deneyim ve bilgi sahibi olan bireyler tarafından yönetilirler. Bu bireyler, konunun uzmanları olarak nitelendirilip ve organizasyonun içinden veya dışından olabilirler. Konunun uzmanları daha önce bu pozisyonlarda çalışmış, kavramlar ve süreçler hakkında derin bilgiye sahip kişilerdir. Bu kişiler, ek bir eğitimin gerekli olup olmadığına karar verirken ihtiyacınız olan gerekli bilgiyi sunarlar.
a. İhtiyaç araştırması: Orta ölçekli bir firmada çalıştığınızı varsayalım. Başkan sizi ofisine çağırıyor ve diyor ki; "Organizasyon, işle ilgili projelendirilmiş amaçlar belirledi. Bizim, yönetim takımının, uygulama seviyesinde bu uygulamaları anladığını bilmemiz gerekiyor. Çalışanların ihtiyaçlarına destek verirken yöneticilerimize ne çeşit bir yardımda bulunacağımızı belirlemek için geribildirim almak istiyoruz."
Bu türdeki bir operasyonel etkinlik araştırmasının anketinde şu şekildeki sorulara yer verilebilir
1. Gelecekte, şirketin bulunduğu konumun ne olacağı görüşünün yönetim takımına iletildiğini
düşünüyor musunuz?
2. a. Eğer cevabınız evetse, bu görüşten ne anladığınızı kısaca anlatın.
b. Mesajın iletilmesiyle anlatılmak istenilen nedir?
3. Şirketin, müşterilerine götürdüğü en önemli üç hizmeti açıklayın.
4. Piyasa ortamındaki rekabette şirketin lider olabilmesi için yapılması gereken üç şey nedir?
5. Müşterilerimize en iyi hizmet sağlayabilmemiz için ne yapmalıyız?
6. Size göre, şirketin en temel üç rakibi kimlerdir?
7. Müşteri perspektifinden baktığınızda, şirketin başarısında en önemli ölçülerin ne olduğunu düşünüyorsunuz?
8. Şirket içi perspektiften baktığınızda, şirketin başarısındaki en önemli ölçülerin ne olduğunu düşünüyorsunuz?
9. Eğer piyasaya bir rakip olarak girseydiniz, farklı olarak yapacağınız üç şey ne olurdu?
10. Aşağıda yer alan stratejik konuları 1'den (en önemli olan) 7'ye (en az önemli olan) kadar sıralayın.
Gelişmiş bilgi sistemleri
Gelişmiş ürün/hizmet fiyatlandırma
Müşteri hizmet etkinliği
Açık kurum vizyonu
Tanımlanmış amaçlar ve hedefler
Gelişmiş süreç performans ölçümü
Toplam kalite yönetimi
11. En son kişisel performans değerlendirmeniz ne zamandı?
12. Eğer bir performans eleştiriniz olsaydı, bu eleştiride hareketle ihtiyaç ve konuları tartışabilmeyi hatırlar mıydınız?
13. Yeni yöneticileri de içine alan bir oryantasyon programı nasıl olmalı?
14. Gelecek 2-3 yıl içerisinde geliştirmek için çalışmamız gereken anahtar aktiviteler ne olmalı?
15. Biriminizin operasyonel amaçlarını karşılamak için size yardımcı olacak eğitim ihtiyaçlarını tanımlayabilir misiniz?
Bu şekildeki bir araştırma, planlama amaçları için nitel ve nicel verilerin her ikisini de sağlar. (Ayrıca, yönetim takımının üyelerine organizasyonun onları daha başarılı istediklerini anlatır.) Eğer araştırma sonuçları ve sonraki geribildirim, eğitim içeriğine veya operasyonel seviye değişikliklerine karar vermek için kullanılırsa, yöneticiler, onların katkılarının insan kaynaklarına değişim gayretlerini kolaylaştırmada yardımcı olacağını hissedeceklerdir.
b.Görüşme metodu: Bölüm yöneticisi, problem olarak düşündükleri birşeyi çözmek için bir eğitim programı isterse ne yaparsınız? Eğer, cevap eğitimse hangi içeriği kapsamalı? Problem, bireysel performans seviyesi ya da müşterek işyeri süreç seviyesi üzerine mi odaklanıyor? Bu durumun üstesinden en iyi şekilde, problem analizi görüşmesi kullanılarak gelinebilir. İlk olarak, bölüm yöneticisi ile görüşülecek bir zaman belirleyin. Yöneticinin ne olması istediğine karar verebilmek ayrıca var olan durumu anlamak için bu görüşmeye sonu açık sorular hazırlayın. Burada soruların örneklerinden bazıları şu şekilde:
1. Zorlukla karşı karşıya kaldığınız bir durumu tarif edin.
2. Bir problem olduğunu belirten gözlemleriniz nelerdir?
3. Oyuncunun doğru ve yanlış yaptığı şeyler nelerdir?
4. Sıklığını belirleyin: ne sıklıkla gerçekleşiyor?
5. Yeri belirleyin: nerede gerçekleşiyor?
6. Zamanlamayı belirleyin: ne zaman problem var?
7. Uzunluğunu belirleyin: ne kadar süredir problem var?
8. Kimliği belirleyin: sorunu gerçekleştiren kimdir?
9. Beklenilen performansı belirleyin: beklenilen performans nedir?
10. Başka kimin etkilendiğini belirleyin: gerçekleştiren tarafından başka kim ve ne etkileniyor?
11. Uyuşmazlığın maliyetini belirleyin: sorun, organizasyona ne kadara mal oluyor?
12. Eğitime ihtiyaç olduğunu düşündüren nedenlerden bazıları nelerdir?
13. Eğitime katılımın sonunda elde edeceğiniz sonucun ne olmasını bekliyorsunuz?
14. Aralarında çalışanların da bulunduğu kişilerle dışarı çıksam ve konuşsam, ne söylerlerdi?
Başarı ve neyin işe yarayacağı üzerine birşeyler keşfetmeye çalışın. Ayrıca, yerinde gözlemleri ikincil bir veri toplama metodu olarak düşünün. Hatırlayın ki, konunun uzmanları, süreçlere, metotlara ve uygulamaların gözlemlenmesine yardımcı olabilirler.
c.Veri toplama: Yetenek gelişimi konusu üzerine olan artan ilgi sayesinde şirketler, performans gerekleri ve örgütsel amaçlarıyla aynı seviyede olan ya da onları geçen bireyler arıyorlar. Daha fazla şirket 360 derece geribildirime, bununla ilgili olarak çoklu değerlendirmelere ve test etme ya da değerlendirme merkezlerine döndüler. Bu araçlar, sürekli gelişim süreci açısından eğitim ihtiyaç belirlemede anahtar rol oynadılar.
Eğitim programı uygulamayı düşünüyorsanız, eğitim ihtiyaç değerlendirme zorunludur.
Değerlendirme bilgisi toplamanın birinci kaynağı, yöneticilerin istedikleri becerileri tanımlamaktır. Bu tanımlamalar değerlendirme bilgisinin kaynaklarından biridir.
Bilgi değerlendirmenin ikinci kaynağı, performans değerlendirme verisidir. Değerlendirmenin amacı, gelişimin gerekli olduğu alanları değerlemede bireylere yardımcı olmaktır. Önceleri, kişilerin işlerini nasıl yaptıklarını değerlendirmek, çalışan performansını gözlemleyecek en iyi pozisyonda olmasalar bile geleneksel olarak şeflere ve yöneticilere düşerdi. Şimdi şirketlerin çoğunluğu, çoklu değerlendirmelere ve 360 derece geri bildirimlere dönüyorlar. Çoklu değerlendirme, her çalışanı performans arttırma planına dahil eden bir değerlendirme aracıdır. Bu bilgiden yola çıkarak, şirketler mevcut eğitim programlarını açığa çıkarabilir ve süreci hazırlayıp, değerlendirebilir.
Şirket için üçüncü bir bilgi kaynağı, kariyer yolunda veya başarı planlama süreci geliştirirken yönetimsel değerlendirmedir ya da değerlendirme merkezlerini kullanmaktır. Belirli işler için yetenek, beceri ve davranışları değerlendiren testler ve değerlendirme merkezi süreçleri bulunmaktadır.
Bilginin dördüncü kaynağı ise performans kriterlerini karşılayan ya da aşan örnek niteliğinde olan kişilerin tespit edilmesidir.
Yorumlar
Yorum Gönder