İhtiyaç Analizi Nedir?
İhtiyaç analizi ise kaynak ve faaliyetlerimizi en önemli alanlara yönlendirmemiz sağlayan etkin bir yönetim aracı. Hizmet ve ürünlerimiz nasıl daha iyi sunacağımız ve kalitesini nasıl artıracağımız konusunda olumlu yönde yapacağımız değişiklikleri tanımlar ve geleceğe yönelik yapacağımız faaliyetlerin planlanmasında karşılaşacağımız soruların cevaplarını bulmamızda yardımcı olur. Örneğin kurumsal kapasite gelişiminde, stratejilerin belirlenmesi, kurumda gelişime ihtiyaç duyulan süreçlerin belirlenmesi, kurum gelişimini ve verimliliğini etkileyen, tehdit eden problemlerin teşhisi ve bunların çözümüne yönelik yapılacakların belirlenmesinde doğru alanlara yönelmemizi sağlayacak ve yönetim etkililiğini artıracaktır. İhtiyaç analizi hedef kitlemizin karşılanmış ve karşılanmamış ihtiyaçlarının tespitini sağlayacak, yeni bir faaliyet, yatırım gerekliliğini tespit etmemizde destek olacaktır.
Kapsamlı bir ihtiyaç analizi çalışması; faaliyetlerimiz ve projelerimiz üzerindeki etki ve tesirleri tanımlar, hedeflediğimiz konuların ihtiyaçlarını tanımlar, var olan kaynakların tanımlanmasını ve erişilebilirliğini kolaylaştırır, önceliklerin belirlenmesi, planlama ve karar verme için olanak sağlar. İhtiyaç analizinden çıkan sonuçlar; sistemlerimizin, süreçlerimizin, organizasyonun gelişiminde yardımcı olur, yatırım kararlarımızı doğrular. İhtiyaç analizinde hedef kitle ya yönetimimiz veya İhtiyaç; mevcut durum ile beklenilen ya da ideal durum arasındaki fark ihtiyaç olarak tanımlanabilir. faaliyetlerimiz tarafından doğrudan yönlendirilenleri (personel, servis sağlayıcılar vb.) ya da faaliyetlerimizden fayda sağlayanları (müşteriler, halk vb.) ve yatırım, tesis, ekipman, tedarik gereksinimi vb. gibi konuları da kapsayabilir.
Sistematik ihtiyaç analizi çalışması kaynaklarımızın var olmayan problemler üzerinde sarf edilmesini önleyecektir. Bu nedenle bir ihtiyaç analizi çalışmasına başlamadan önce neden ihtiyaç analizi yapmak istediğimizi ve hangi sonuçları elde etmek istediğimizi tanımlamamız çok önemlidir. Aynı zamanda, var olan kaynakların bir envanterinin çıkarılması, nelere cevap arandığının doğru belirlenmesi ve bu doğrultuda bir soru listesinin hazırlanması, verinin nasıl toplanacağı ve ne şekilde analiz edileceğine yönelik metotların tanımlanması ve analizi yürütecek proje grubunun oluşturulması yapılacak ihtiyaç analizi çalışmasının başarısını artıracak ve analiz sonucunda talep ettiğimiz bilginin oluşması sürecinin güvenirliliği sağlanacaktır.
Karşılanmayan ihtiyaçların içerikleri, ne oldukları, sunulan ürün ve hizmetin elde edilmesindeki engeller, yapılacak ihtiyaç analizi ile ortaya çıkacaktır. İhtiyaç analiz çalışmasının birinci aşaması; araştırma, ikinci aşaması ise; karşılanamayan ihtiyacın tespitine yönelik fark analizidir. Bu çalışma sonunda; mevcut durum nedir, neyi hedefliyoruz, yapılması gerekenler nelerdir sorularının karşılığı tam olarak ifade edilebilmelidir. Böylece ihtiyaçların tam bir listesini oluşturabileceğiz. Ancak bu ihtiyaçların karşılanabilmesi, önceliklerine ve önemlerine göre sıralandırılmaları ve zamana dağılmış olarak planlanmaları ile mümkündür.
Listelenen ihtiyaçlar belirlenen bazı kriterler dikkate alınarak önceliklendirilmelidir. Bu kriterler öncelikleri belirlemek için yapılacak odak grup çalışmasından önce proje lideri ve ekipleri tarafından belirlenmiş olmalıdır. Örneğin öncelik belirlemede; proje ve faaliyetlerden sağlanacak faydalar, çevreye etkiler, projenin karmaşıklığı, yapılabilirliği, halk desteği/karşıtlığı, politik destek vb. gibi kriterler kullanılabilir. Bu kriterler ihtiyaçtan kaynaklanan proje ve faaliyetin karakteristiğine göre değişebilirler. Derecelendirilmede 70 puan ve üzeri faaliyet ve projeler yönetim ve hizmet etkinliğimizin artmasında öncelikli projeler ve faaliyetler olarak stratejik planda ve performans bütçemizde yer alacaktır. Bundan sonra geriye kaynakların dağılımı, fon kaynaklarının belirlenmesi ve projeyi uygulamaya almak için en uygun tarihin belirlenmesi kalıyor.
Kapsamlı bir ihtiyaç analizi çalışması; faaliyetlerimiz ve projelerimiz üzerindeki etki ve tesirleri tanımlar, hedeflediğimiz konuların ihtiyaçlarını tanımlar, var olan kaynakların tanımlanmasını ve erişilebilirliğini kolaylaştırır, önceliklerin belirlenmesi, planlama ve karar verme için olanak sağlar. İhtiyaç analizinden çıkan sonuçlar; sistemlerimizin, süreçlerimizin, organizasyonun gelişiminde yardımcı olur, yatırım kararlarımızı doğrular. İhtiyaç analizinde hedef kitle ya yönetimimiz veya İhtiyaç; mevcut durum ile beklenilen ya da ideal durum arasındaki fark ihtiyaç olarak tanımlanabilir. faaliyetlerimiz tarafından doğrudan yönlendirilenleri (personel, servis sağlayıcılar vb.) ya da faaliyetlerimizden fayda sağlayanları (müşteriler, halk vb.) ve yatırım, tesis, ekipman, tedarik gereksinimi vb. gibi konuları da kapsayabilir.
Sistematik ihtiyaç analizi çalışması kaynaklarımızın var olmayan problemler üzerinde sarf edilmesini önleyecektir. Bu nedenle bir ihtiyaç analizi çalışmasına başlamadan önce neden ihtiyaç analizi yapmak istediğimizi ve hangi sonuçları elde etmek istediğimizi tanımlamamız çok önemlidir. Aynı zamanda, var olan kaynakların bir envanterinin çıkarılması, nelere cevap arandığının doğru belirlenmesi ve bu doğrultuda bir soru listesinin hazırlanması, verinin nasıl toplanacağı ve ne şekilde analiz edileceğine yönelik metotların tanımlanması ve analizi yürütecek proje grubunun oluşturulması yapılacak ihtiyaç analizi çalışmasının başarısını artıracak ve analiz sonucunda talep ettiğimiz bilginin oluşması sürecinin güvenirliliği sağlanacaktır.
Karşılanmayan ihtiyaçların içerikleri, ne oldukları, sunulan ürün ve hizmetin elde edilmesindeki engeller, yapılacak ihtiyaç analizi ile ortaya çıkacaktır. İhtiyaç analiz çalışmasının birinci aşaması; araştırma, ikinci aşaması ise; karşılanamayan ihtiyacın tespitine yönelik fark analizidir. Bu çalışma sonunda; mevcut durum nedir, neyi hedefliyoruz, yapılması gerekenler nelerdir sorularının karşılığı tam olarak ifade edilebilmelidir. Böylece ihtiyaçların tam bir listesini oluşturabileceğiz. Ancak bu ihtiyaçların karşılanabilmesi, önceliklerine ve önemlerine göre sıralandırılmaları ve zamana dağılmış olarak planlanmaları ile mümkündür.
Listelenen ihtiyaçlar belirlenen bazı kriterler dikkate alınarak önceliklendirilmelidir. Bu kriterler öncelikleri belirlemek için yapılacak odak grup çalışmasından önce proje lideri ve ekipleri tarafından belirlenmiş olmalıdır. Örneğin öncelik belirlemede; proje ve faaliyetlerden sağlanacak faydalar, çevreye etkiler, projenin karmaşıklığı, yapılabilirliği, halk desteği/karşıtlığı, politik destek vb. gibi kriterler kullanılabilir. Bu kriterler ihtiyaçtan kaynaklanan proje ve faaliyetin karakteristiğine göre değişebilirler. Derecelendirilmede 70 puan ve üzeri faaliyet ve projeler yönetim ve hizmet etkinliğimizin artmasında öncelikli projeler ve faaliyetler olarak stratejik planda ve performans bütçemizde yer alacaktır. Bundan sonra geriye kaynakların dağılımı, fon kaynaklarının belirlenmesi ve projeyi uygulamaya almak için en uygun tarihin belirlenmesi kalıyor.
Yorumlar
Yorum Gönder